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In una società in rapida evoluzione come la nostra le aziende devono confrontarsi costantemente con i cambiamenti. Questi ultimi sono importanti, perché solo grazie a loro sono possibili il perfezionamento e la crescita. I cambiamenti possono spaziare da piccole modifiche in determinati comparti a trasformazioni globali delle imprese. Le ragioni sono spesso legate a fattori esterni, come ad esempio cambiamenti di mercato, pressione della concorrenza e dell’innovazione o sviluppi tecnologici. Ma possono anche scaturire da esigenze interne: nuove soluzioni successorie, problemi nel reclutamento di personale specializzato o un malumore generale derivante ad esempio da un clima aziendale negativo.

Per change management si intende l’attuazione di determinate misure che mirano a modificare in modo profondo alcuni reparti o l’intera organizzazione aziendale passando da una situazione di partenza a una situazione finale definita.

Che i cambiamenti comportino una certa fatica è insito nella natura umana. Studi scientifici hanno dimostrato che nel 90% dei casi le reazioni a un processo di cambiamento sono emotive e che solo nel 10% dei casi si riferiscono oggettivamente alla questione. Risulta quindi ancora più importante seguire attentamente i progetti di cambiamento.

In linea generale le piccole e medie imprese hanno meno difficoltà di quelle grandi ad attuare i processi di cambiamento. Questo perché dispongono di meno livelli gerarchici e sono dunque più agili e flessibili. Nei piccoli team spesso il personale collabora in modo più stretto: questo incentiva lo spirito di squadra e la disponibilità ad affrontare insieme i cambiamenti. Non da ultimo, sovente la dirigenza delle piccole imprese conosce meglio il proprio personale, il che rende più semplice riconoscere e soddisfare le esigenze individuali.

Nonostante tutto anche per le PMI è fondamentale che i cambiamenti vengano sostenuti da tutti in azienda e che non si verifichino resistenze. Philipp Mähr, titolare di uno studio di consulenza specializzato in processi di cambiamento e con oltre 30 anni di esperienza nel change management, ci fornisce alcuni preziosi consigli su come poter coinvolgere il personale e attuare efficacemente il cambiamento in azienda.

1. Esecuzione di un’analisi accurata

Quanto più l’analisi preliminare è precisa, tanto più mirato ed efficace sarà il cambiamento. Soltanto tramite un’analisi aziendale interna completa è possibile individuare esattamente il fabbisogno di trasformazione e stabilire la procedura corretta. Lavorare con una persona esterna esperta di change management consente di risparmiare tempo e denaro per questa fase preparatoria. Dopodiché si consiglia di eseguire un’analisi del campo di forza. Questo metodo aiuta a comprendere i diversi fattori che influenzano il cambiamento programmato, distinguendo tra le forze che promuovono il cambiamento e quelle che lo frenano. Quest’analisi permette di approfondire la conoscenza delle dinamiche che potrebbero impattare sul processo di cambiamento e aiuta le imprese a indirizzare il rapporto di forze a favore di un cambiamento efficace.

2. Comunicazione chiara dei motivi del cambiamento

Termini in inglese come «change process» e «transformation» possono suscitare disagio nel personale, nonostante spesso non sia ben chiaro cosa implichino – o magari proprio per questo. Piuttosto che utilizzare queste parole alla moda, è meglio chiamare il cambiamento con il proprio nome e spiegare qual è l’obiettivo della misura prevista: «Dobbiamo modificare il nostro portafoglio prodotti per distinguerci dalla concorrenza», «Dobbiamo riorganizzare le nostre procedure di lavoro per diventare più produttivi», o ancora «Fondiamo la nostra azienda con la società XY, perché soltanto insieme siamo in grado di offrire ciò che richiede il mercato».

3. Coinvolgere le persone quanto prima

Una regola di base del change management è quella di coinvolgere le persone quanto prima nel processo di cambiamento e nello sviluppo aziendale. Una comunicazione chiara aiuta tutte le persone interessate a comprendere la necessità del cambiamento. La comprensione, in effetti, è la chiave dell’accettazione. E la possibilità di codecidere spinge a contribuire attivamente al successo. Ma attenzione: bisogna comunicare anche le decisioni che sono già state prese. Una finta partecipazione viene percepita negativamente. Per coinvolgere il maggior numero possibile di collaboratrici e collaboratori e raccoglierne idee e desideri, è auspicabile avvalersi di workshop per grandi gruppi come ad esempio il World Café. Questo metodo prevede che si discuta apertamente in un’atmosfera informale, come se si fosse al tavolo di un bar, su temi predefiniti e si visualizzino i risultati immediatamente sulle tovagliette.

4. Creare un «change team»

Una fase decisiva per l’attuazione del change management è la costituzione di un team dedicato. A farne parte sono idealmente persone che godono della fiducia del personale e che abbiano sensibilità nel comprendere ciò che pensano gli altri. Ci sono diversi modi per individuare queste persone all’interno di un’organizzazione. Anziché avviare processi di selezione lunghi e complicati, spesso è più logico e rapido far scegliere ai singoli team una persona che li rappresenti. Questa scelta suggella di per sé la fiducia. Un «change team» creato in questo modo non si limita a lavorare con motivazione al cambiamento, ma funge al contempo da efficace canale di comunicazione per il personale.

5. L’assenza di comunicazione genera dicerie

Dopo ogni riunione i membri del team stabiliscono collegialmente cosa comunicare e come e dove farlo. Le dicerie si alimentano dell’insicurezza. Per evitare le dicerie è quindi importante comunicare rapidamente quello che è già chiaro e non aspettare fino a quando non vengono definiti anche gli ultimi dettagli. Nel caso di informazioni per le quali non è ancora stata maturata una decisione, è utile indicare una data vincolante. Questo rafforza la credibilità impedendo contemporaneamente che i lavori vengano rimandati e, nella peggiore delle ipotesi, che il progetto si impantani.

6. La roadmap – evitare di voler fare troppe cose insieme

Nel corso di un processo di cambiamento le imprese tendono a voler modificare tutto insieme, all’insegna del motto: già che ci siamo, facciamolo bene. Spesso però questo approccio non paga. Il change management comporta sempre uno sforzo aggiuntivo. Le attività quotidiane continuano come al solito e la clientela vuole essere soddisfatta. Con una buona pianificazione (normalmente denominata roadmap) ci si assicura di procedere un passo alla volta in modo sincronizzato senza sovraccaricare l’organizzazione. Più importante di voler cambiare tutto subito è perseverare, concependo il cambiamento non come un evento una tantum, ma come una costante.

7. Spesso quello che non viene misurato non viene fatto

Il raggiungimento dei traguardi intermedi è assolutamente fondamentale per la motivazione e l’energia di tutti i soggetti coinvolti. Pertanto, questo aspetto andrebbe controllato in modo molto attento – se non addirittura inflessibile. Solitamente gli obiettivi quantitativi non sono un problema, mentre quelli qualitativi (come il clima lavorativo, ecc.) ora si possono monitorare in maniera molto efficace mediante i sempre più popolari sondaggi. Per esperienza, l’energia e l’impegno di tutte le persone coinvolte aumenta considerevolmente prima di una misurazione dei risultati.

8. Considerare una consulenza esterna

Le PMI spesso rinunciano a coinvolgere una persona esperta esterna nel processo di cambiamento. I vantaggi di un supporto di questo tipo sono invece evidenti: i change manager professionisti apportano conoscenze ed esperienze specifiche, comprendono la complessità e le interazioni dei cambiamenti e conoscono metodi consolidati per agevolare al massimo il passaggio. Sono inoltre in grado di offrire una prospettiva obiettiva e non prevenuta, aiutando al contempo a sviluppare messaggi chiari e convincenti per promuovere l’accettazione da parte del personale. In ogni caso vale la pena parlare con un’esperta o un esperto per farsi un’idea dei possibili effetti che il cambiamento può avere sull’organizzazione. Il modo migliore per trovare dei bravi esperti di change management è rivolgersi alla propria rete di contatti.

Riassumendo si può affermare che il change management è un processo complesso, ma redditizio. Coinvolgendo sin dall’inizio il personale e la dirigenza, costituendo un change team competente e sviluppando una buona roadmap e una comunicazione chiara e sincera, le aziende possono affrontare le sfide poste dai cambiamenti. L’investimento nel change management ripaga nel lungo periodo, garantendo la capacità di adattamento e la competitività dell’impresa. Si tratta di un investimento nello sviluppo aziendale – e quindi nel futuro.

Qualsiasi cosa vi preoccupi nella vostra quotidianità aziendale, parlatene con noi. Vi forniamo consulenze per questioni finanziarie, ma vi mettiamo anche in contatto con persone esperte interne e afferenti alla nostra rete per aiutarvi ad affrontare le vostre sfide.

Per quanto riguarda la nostra clientela, osserviamo che nelle imprese si verificano grandi cambiamenti soprattutto in riferimento alla regolamentazione della successione. In questi casi vi sosteniamo con una consulenza a tutto campo – dalla creazione di un piano d’emergenza per le situazioni critiche alla cessione della vostra azienda all’interno della famiglia o alla vendita esterna.

Scoprite nel a che punto siete nella pianificazione della successione oppure fatevi consigliare individualmente da un’esperta o un esperto ÃÛ¶¹ÊÓƵ.

Il nostro consiglio per voi: affrontate il tema della strategia del proprietario. Questa prevede che le proprietarie e i proprietari documentino il proprio rapporto personale con l’azienda e i principi di gestione aziendale. In particolare nelle aziende a conduzione familiare sviluppatesi di generazione in generazione, una strategia del proprietario non è un «nice to have», ma un «must». Lo stesso vale anche per le start-up con più cofondatori e investitori esterni e, di conseguenza, rapporti di proprietà complessi.