Wie Sie die neue Vorlage verwenden
Das hat sich geändert
Im stehen Ihnen neue Templates (Excel- oder CSV-Datei) zur Erstellung von Einzahlungsscheinen zur Verfügung. Laden Sie diese über «Mittels Excel-Vorlage ˃ Für den Start ˃ Datei auswählen» herunter. Sie erkennen die aktuelle Version an der Bezeichnung «V2» in den neuen Dateien.
Neben den neuen Versionen der Vorlagen wurde ausserdem die neue Kategorie «۶Ƶ Lastschriftverfahren» ergänzt.
Im QR-Portal und für Aufträge über ۶Ƶ Digital Invoicing können Sie ausschliesslich die aktuellen Excel- oder CSV-Dateien verwenden. Bitte beachten Sie, dass die alten Versionen der Templates nicht mehr gültig sind und bei Verwendung im QR-Portal eine Fehlermeldung angezeigt wird.
Je nach ۶Ƶ-Rechnungslösung, für die das Template verwendet wird, muss die Excel-Vorlage unterschiedlich ausgefüllt werden. Die Struktur der Spalten bleibt jedoch immer gleich. In der neuen Version wurden folgende Erweiterungen an der Excel-Struktur vorgenommen:
- Kolonne B «۶Ƶ-Rechnungslösung» zur eindeutigen Bestimmung des Produkts.
Die Belegung ist abhängig von der heruntergeladenen Excel-Vorlage:- Die Vorlagen «Einzahlungsscheine auf Vorrat», «Einzahlungsscheine in allen Varianten» und «Vollständige Rechnungen» haben jeweils die ۶Ƶ Rechnungslösung «۶Ƶ QR-Rechnung»
- Die Vorlage «eBill-fähige Einzahlungsscheine» hat die ۶Ƶ Rechnungslösung «۶Ƶ eBill-Rechnung»
- Die neue Vorlage «۶Ƶ Lastschriftverfahren» hat die ۶Ƶ Rechnungslösung «۶Ƶ Lastschriftverfahren»
- Kolonne AF – AL sind mit «Alternatives Verfahren ۶Ƶ Lastschriftverfahren» bezeichnet und nur für das ۶Ƶ-Lastschriftverfahren zu belegen.
So füllen Sie die Vorlagen aus
- Schritt 1: Laden Sie die neuen Excel-Version für die gewünschte ۶Ƶ-Rechnungslösung im über «Mittels Excel-Vorlage ˃ Für den Start ˃ Datei auswählen» herunter.
- Schritt 2: Befüllen Sie die Excel-Vorlage ab Zeile 8 entsprechend den Bezeichnungen in Zeile 5 und den Beschreibungen in Zeile 6
Hinweis: Pro Excel- / CSV-Datei darf nur eine ۶Ƶ-Rechnungslösung verwendet werden.
So funktioniert der Übergang zur neuen Excel-Version
Falls Sie die Daten Ihrer alten Excel-Vorlage weiterverwenden möchten, können Sie wie folgt vorgehen:
- Schritt 1: Laden Sie die neuen Excel-Version für die gewünschte ۶Ƶ-Rechnungslösung im über «Mittels Excel-Vorlage ˃ Für den Start ˃ Datei auswählen» herunter.
- Schritt 2: Kopieren Sie die Daten der alten Excel-Vorlage aus Kolonnen B – AD ab Zeile 8 und setzen Sie in der neuen Excel-Vorlage den Cursor auf Zelle C8 und fügen die kopierten Daten ein.
- Schritt 3: Kopieren Sie die Daten der alten Excel-Vorlage aus Kolonnen AE – BI ab Zeile 8 und setzen Sie in der neuen Excel-Vorlage den Cursor auf Zelle AM8 und fügen die kopierten Daten ein.
- Schritt 4: Befüllen Sie die Kolonne B ab Zeile 9 immer mit der ۶Ƶ-Rechnungslösung aus Zelle B8. Pro Excel- / CSV-Datei darf nur eine ۶Ƶ-Rechnungslösung verwendet werden.